NAMA :FEBRIANTI
LINDA
KELAS :1EB13
NPM :22215592
KUALIFIKASI DAN KEBUTUHAN
SEKRETARIS DALAM BISNIS
1.PENTINGNYA
Sekretaris
memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan
perusahaan atau sebuah kantor. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi atau
kantor. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut
·
Peranan sekretaris terhadap atasan
Berkaitan
dengan peranan sekretaris terhadap atasan, dapat dikategorikan ke dalam
beberapa hal sebagai berikut:
1. Sebagai
perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang
ingin berhubungan dengan pimpinan atau atasan.
2. Sebagai sumber
informasi yang diperlukan pimpinan atau atasan dalam memenuhi fungsi, tugas dan
tanggung jawab.
3. Sebagai
penyambung keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
4. Alternatif
pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide
5. Sebagai faktor penunjang
dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
·
Peranan sekretaris terhadap bawahan
Selain
peranan sekretaris terhadap atasan, tak dapat dipungkiri bahwa sekretaris juga
memiliki peranan yang tak kalah penting terhadap bawahan. Hal tersebut dapat
dikategorikan sebagai berikut:
1. Sekretaris
berperan dalam penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara
adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai sesuai dengan kecakapan dan kemmapuan pegawai
tersebut.
2. Memberikan motivasi
kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan
berhasil dengan baik.
3. Memberikan rasa bangga
dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
4. Menerima pendapat dan usul
bawahan dalam berbagai masalah.
5. Mengadakan pendekatan kepada
pegawai bawahan untuk lebih mengetahui dan memahami kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan
dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal
yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh
seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan
pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu
1. Memberi
perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3.
Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai
bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat
positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembinaan.
4.
Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar
mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
Peranan
sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan
sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan
istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human
relations”.
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai
masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis
dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering
terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara
karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam
mencapai tujuan.
2. KUALIFIKASI SEKRETARIS
Saat ini, pekerjaan sebagai
sekretaris tergolong kompleks, karena mengharuskannya untuk bekerja
multitasking menyelesaikan semua tugas dalam waktu bersamaan. Dengan demikian,
Anda yang mengambil Program Studi Sekretaris di salah satu universitas swasta
terbaik di Jakarta diharuskan memiliki kualifikasi mumpuni, agar dapat bersaing
dan diterima sebagai sekretaris di lembaga atau perusahaan ternama.
Sebagai sekretaris, Anda diwajibkan
memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, karena setiap harinya seorang
sekretaris akan berinteraksi dengan orang berbeda. Ada baiknya, Anda pun
memiliki pembekalan bahasa asing, mengingat klien kantor Anda mungkin saja
berasal dari negara lain, sehingga Anda harus mampu menyampaikan pesan dengan
tepat.
Seorang sekretaris juga harus
memiliki keterampilan mengenai efisiensi dalam bekerja, agar dapat
menyelesaikan tugas sesuai waktu yang ditentukan. Di balik itu semua, peran
teknologi yang semakin pesat pun perlu dikuasai oleh seorang sekretaris, karena
setidaknya ia harus memiliki pemahaman mengenai software komputer, seperti
software keuangan dan manajemen perusahaan.
Tingginya minat untuk bekerja sebagai sekretaris menuntut
Anda harus memiliki kualifikasi mumpuni agar dapat bekerja di perusahaan yang
diinginkan. Untuk itu, Anda yang ingin menjadi seorang sekretaris profesional
diharuskan mengemban ilmu melalui universitas swasta terbaik di Jakarta yang
senantiasa membekali Anda dengan pemahaman terbaik di bidang kesekretarisan dan
menjamin karir Anda di masa depan
REFERENSI
:
http://adityanugrohoooo16.blogspot.co.id/2016/01/kualifikasidan-kebutuhan-sekretaris.html
http://andrewyuansah.blogspot.co.id/2015/12/kualifikasi-dan-kebutuhan-sekretaris.html
